3 pasos para empezar a organizar tus tareas

Organizar, planificar, gestionar, todas son palabras que nos echan para atrás cuando detrás de ellas están nuestras tareas diarias. Da la sensación de que para hacerlo bien hay que ser una persona disciplinada y ordenada. Es decir, para organizar bien, hay que ser una persona organizada. Lo que no es verdad. Una buena organización de tareas tiene más que ver con pequeñas rutinas y gestos que con voluntades, disciplinas y virtudes.

Organizar y planificar tareas es un coñazo. Yo lo odio. Pero cada día lo hago porque me regala montones de beneficios. En una sola frase: me facilita muchísimo el trabajo. Elimina un montón de dificultades y hace que mi trabajo sea mejor.

Tu trabajo diario es como la circulación en hora punta. Imagina que no estuviera regulado por semáforos, que no hubiera transporte público: autobuses, tampoco metro, reinaría el caos absoluto y no podrías avanzar ni diez metros sin tener que detenerte. Pues así es el día a día de los que trabajan sin organizar y planificar sus tareas. Empezar, como todo en Productividad Personal, es cuestión de un gesto.

1. Organiza tus tareas con una herramienta

Salvo que manejes un número muy reducido de tareas necesitarás una herramienta (seguramente una aplicación pero también puede ser una libreta o agenda tradicional) que te ayude a recoger y anotar primero, y a ordenar y planificar después. Será tu centro de operaciones desde donde trazarás la “estrategia” de cada día: qué tareas esperan, cuáles has de hacer hoy, en qué orden y en qué momento.

Hay montones de aplicaciones para gestionar tareas. De todos los colores y sabores. Solo tú puedes elegir la que te conviene, pero yo te sugiero que cuides estos detalles:

  • Busca una sencilla y básica, con la que puedas empezar rápido. Para cambiar a una de mayor cilindrada siempre tienes tiempo.
  • Si tienes varios ordenadores y/o dispositivos móviles busca una que ofrezca sincronización.
  • El gesto de anotar una nueva tarea debe ser rápido y cómodo. “Capturar” (recoger) una tarea no te debe dar pereza. Por tanto debe estar a mano.

2. Destina un momento diario a planificar

Como si fuera una cita ineludible con el médico, marca un momento fijo en el día (cada día) que destinarás a organizar y planificar el día siguiente. Pueden ser los últimos 15 minutos de cada día. Ese momento te servirá para hacer la “fotografía” del día siguiente. Esto te permite conocer por adelantado el mapa del terreno que vas a pisar porque tú mismo vas a componer ese mapa; con las tareas que vas a hacer al día siguiente.

Es el momento de volver sobre tu o tus listas de tareas y elegir las que (por prioridad, fecha límite o conveniencia) deben hacerse al día siguiente. Es el momento de sacar las tareas de su lugar (su carpeta, su hoja) para decidir hacerlas al día siguiente.

El hecho de planificar cada día exige cierta disciplina (bueno, solo un poco, que tampoco es para tanto) pero te ofrece tres fantásticos beneficios:

  1. Como ya sabes por dónde y cómo, te permite empezar al día siguiente con más intensidad y ritmo.
  2. Te ayuda a detectar por adelantado las tareas más importantes y distinguirlas de las menos importantes.
  3. Si surgen imprevistos, tareas inesperadas o “marrones”, te permite reorganizar las piezas del puzle con mayor facilidad.

3. Un momento para cada tarea, una tarea para cada momento

Las tareas, como los japoneses, no son todos iguales. Elegir el mejor momento para cada una es una de las claves que más personas pasan por alto. Las hacen de cualquier manera y en cualquier momento. Total, al final lo que cuenta es hacerlas. Y no, lo que cuenta es hacer muy bien ciertas tareas y sencillamente hacer el resto.

En tu día hay 2-3 grandes tareas que por su impacto, magnitud y repercusión tienes que hacer muy bien. Esas tareas son la columna vertebral de tu trabajo: producen resultados, dan satisfacción al concluirlas, tienen que ver con tu trabajo y te hacen avanzar por tus proyectos. Hacer de forma extraordinaria estas tareas, poner lo mejor de ti en ellas, hará que el clásico “echar horas en la oficina” se convierta en “he tenido un día productivo”.

A la hora de organizar tus tareas diarias sé muy claro y tajante al interpretar y clasificar tus tareas. Esto es, qué es cada una, cundo las vas a hacer y cómo las vas a hacer:

  • Tareas Clave. Sitúalas en tus horas de máxima productividad, cuando rindes más. Bloquea en tu agenda ese tiempo para esas tareas. Son sagradas.
  • Tareas Periódicas. Tareas que de forma sistemática repites todos los días (Email, leer blogs, ordenar informes, revisar cifras o visitas). Ponlas en momentos de menor rendimiento y, muy importante, redúcelas en tiempo todo lo que puedas. Si por ejemplo cada da una de ellas te lleva 30 minutos procura reducirla a 15 o 20.
  • Tareas Menores. Tareas complementarias que debes hacer pero que no te dan ni resultados ni satisfacción ni avances. Ponlas en las horas del día cuando estés más cansado o cuando haya más distracciones a la vista. Por ejemplo hacia el final de la mañana y de la tarde..

Estos tres sencillos pasos (lo de “sencillos” lo digo porque hoy mismo puedes ponerlos en práctica) son un buen trampolín para empezar a organizar y poner orden en tus tareas diarias. Lo mejor de esto es que no hay que esperar para ver los resultados. Los disfrutarás en primera persona desde el día uno.

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