3 hábitos clave para disparar tu día de trabajo

En un día de trabajo hay tantas cosas y tan complejas, que si pretendemos encararlo “a porta gayola” lo más normal es que nos empitonen y terminemos por los aires. Tareas, reuniones, Email, redes sociales, teléfono móvil, blogs, mensajería… Son tantas piezas que sin unas mínimas reglas (hábitos) el juego diario se convierte en un caos diario.

A continuación voy a hablarte de tres de esos hábitos que en mi opinión conforman el “kit básico” con el que todo profesional debería contar. Como base del éxito diario y como forma de evitar las habituales frases como “trabajo como un burro pero no veo resultados” o “echo montones de horas en la oficina y no avanzo”.

Ojalá uno pudiera ir a una tienda y comprar este kit de hábitos. Porque una vez que los conoces y sobre todo los practicas a diario, tu capacidad de trabajo se dispara. Y el “Más y mejor con menos esfuerzo y estrés” de la Productividad Personal, deja de ser una utopía para formar parte de tu día a día. Eso significa que tu esfuerzo se traduce en resultados, que cada clic, cada tecleo, cada tarea, se concreta en avances palpables.

Bien, pero ¿por dónde empezar?

1. Un momento para la planificación diaria

Planificar y organizar próximas tareas es un coñazo pero te hace mejor. Elimina obstáculos, anticipa dificultades, te ayuda a empezar a trabajar con más intensidad, te permite organizar mejor tu día de trabajo, hace que tu trabajo se enfoque hacia resultados (en lugar de echar horas), consigue que reacciones mejor ante cualquier dificultad…

Es el mapa del camino que cada día vas a recorrer. Con un mapa, es más difícil que te pierdas. Sin él, ni siquiera sabrás por dónde empezar, caminarás sin ritmo ni sentido y cada poco te pararás para preguntarte si por ahí vas bien encaminado.

La clave para forjar este gesto-hábito es fijar un momento en el día para hacer esa planificación. Fijar quiere decir ponerlo en tu agenda como si se tratara de una cita con el médico. Por ejemplo: los últimos 15 minutos de cada día los destino a hacer mi planificación. En ese momento, observarás la “foto” de tus tareas pendientes y diseñarás el mapa del día siguiente. Marcas tus objetivos, lo que vas a conseguir mañana, como la base para traducir las tareas en forma de resultados.

Fíjate sobre todo en estos tres puntos:

  1. Detecta las tareas más importantes y pon, al menos una de ellas, al inicio del día.
  2. Destina las tareas menores y rutinarias a las horas de menor intensidad/rendimiento.
  3. Deja margen entre tus tareas y citas para los imprevistos, retrasos y problemas (que, inevitablemente, siempre aparecerán).

2. Construye un “firewall mental” contra-interrupciones

A lo largo de tu día de trabajo estás sometido a distracciones, interrupciones, parones, tentaciones y roturas de tu concentración. Esto, que de primeras lo percibes como una “molestia”, tiene un coste elevadísimo por el que cada día; repito, cada día, pagas un altísimo precio.

Tiempo ininterrumpido de trabajo. Eso es lo único que necesitas para tener un día altamente productivo.

Las Distracciones y las Interrupciones hacen que tu trabajo sea lento, restan calidad a su resultado, te hacen cometer errores y terminan por desesperarte y desmotivarte. Te vuelven mediocre. La grandísima noticia (en serio lo es) es que puedes reducir muchas de ellas. Está en tu mano hacerlo ANTES de ponerte con las tareas verdaderamente importantes.

  • Desactiva cualquier notificador de mensajería (Email, redes sociales…)
  • Desactiva cualquier widget, gadget o similar corriendo en segundo plano.
  • Cierra todas las aplicaciones salvo la que vayas a utilizar.
  • Pon el teléfono móvil en modo silencio y con la pantalla boca abajo.
  • Pide que no te pasen llamadas en un rato, que “vas a estar fuera de la ofi”.
  • Si pones música evita escuchar canciones sueltas. En su lugar opta por escuchar un CD entero y seguido.
  • Si vas a trabajar con el navegador reduce al máximo el número de pestañas. Una, mucho mejor.
  • Solicita un rato de tregua y tranquilidad a los que te rodean (compañeros, socios…)

Y, para mí, un último gesto que representa el bloqueador anti-interrupciones número uno: antes de iniciar esa tarea importante recuerda su significado. El porqué de hacerla, qué te va a aportar, qué vas a conseguir… Si de verdad te importa verás que recordarlo antes de empezarla actuará como súperbloqueador de cualquier chorrada que intente despistarte.

3. Aplica la “Regla del Minuto de Oro”

Que dice así: «Si te encuentras con una tarea que puedes hacer y terminar en uno o dos minutos, hazla en ese mismo instante». Resulta sorprendente la cantidad de pequeñas tareas y de microcosas que tenemos que solventar, que nos complican la vida por no haberlas hecho en el instante en el que se presentaron.

Un SMS que envías de vuelta, una rápida confirmación por Email, un chequeo de unas cifras, subir un archivo a un disco duro compartido… son tareas minúsculas que te ves obligado a hacer. Ahí NUNCA hallarás resultados ni satisfacción ni avances. Así hazlas cuanto antes, en uno o dos minutos, y aprieta los dientes sobre todo en las tareas importantes.

Estas microtareas son como las incomodísimas piedrecillas que se cuelan en tu zapato. Con el paso del tiempo terminan por molestar mucho y cuanto antes las quites, mejor.

Salvo que te encuentres en medio de una tarea de especial importancia, donde nada (ni ninguna nueva tarea) debe despistarte, atajar estas microtareas en cuanto se presentan tiene grandes beneficios para ti.

«¿Y con sólo estos tres hábitos ya está?» Claro que no. Hay muchos, muchos más. Pero estos tres son tres grandísimos hábitos para empezar a mejorar de verdad tu jornada de trabajo. Empieza a practicarlos hoy mismo, ahora. Y el primero que verá los resultados serás tú mismo.

Deja un comentario